Teil 2: Repräsentanz
Niederlassungen sind auch in Form eines Representative Office (RO) möglich. Ein RO ist allerdings keine eigenständige Rechtsperson, sondern eine Vertretung des Mutterunternehmens. Es kann nicht selbständig tätig werden, sondern unterliegt in seiner Handlungsfreiheit gewissen Beschränkungen. Es wird oftmals als Einstieg nach China gewählt.
Handlungs- und Rechtsrahmen
Grundlegend sind die Verwaltungsbestimmungen des Staatsrats über ausländische Repräsentanzbüros (外国企业常驻代表机构登记管理条例).
Operative Tätigkeiten sind nicht gestattet, insbesondere nicht
– die direkte Einbindung in gewinnbringende Geschäftsaktivitäten
– der Abschluss von Verträgen in Vertretung der Muttergesellschaft
– der Erwerb von Eigentum oder die Einfuhr von Produktionsausrüstung
Ebenso wenig dürfen Rechnungen gestellt und Umsatzsteuer verrechnet werden.
Möglich sind
– die Anmietung von Räumlichkeiten (Büroräume zwingend);
– die Erstellung von Analysen und Gutachten;
– Vernetzung und Kontaktpflege zwischen Muttergesellschaft und chinesischen Unternehmen. Darunter fallen die Suche nach neuen und die Beziehung zu existierenden Lieferanten, die Koordination von Liefertätigkeiten und Hilfe bei der Qualitätskontrolle in Lieferantenfabriken;
– die Erteilung von Arbeitserlaubnissen und Aufenthaltsgenehmigungen für in- und ausländische Arbeitnehmer (AN);
– die Verwendung von Visitenkarten und die Anbringung von Firmenschildern;
– die Eröffnung von Bankkonten auf den Namen des RO;
Personal
Personal aus dem Ausland wird von der Muttergesellschaft angestellt, es gilt deutsches Arbeitsrecht. Die Einkommenssteuer richtet sich nach der 184-Tage-Regelung laut Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), Sozialversicherung kann vertraglich vereinbart werden.
Chinesisches Personal kann nur indirekt angestellt werden. Das RO muss einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag mit einer dafür lizensierten Agentur schließen, diese schließt dann einen Vertrag mit dem AN und entsendet an das RO. Gehälter werden in der Regel von der Agentur ausgezahlt, Lohnsteuer einbehalten. Entsprechend auch Sozialversicherungsbeiträge. Die Servicegebühr dafür beträgt regional unterschiedlich um die 30 Euro pro Monat je AN. Bekannte Agenturen sind FESCO, China Star und CIECCO.
Bei chinesischen AN ist dieser Art der Anstellung weniger beliebt. Auch davon abgesehen empfiehlt es sich, dass das RO zusätzlich einen direkten Arbeitsvertrag mit dem AN schließt. Die Wirksamkeit eines solchen Vertrags ist allerdings nur bei Übereinstimmung mit dem Arbeitsüberlassungsvertrag und chinesischem Arbeitsrecht gegeben.
Buchhaltung und Steuern
Bis spätestens 30. Juni sind bei den zuständigen Handelsbehörden ein geprüfter Jahresabschluss (liz. Wirtschaftsprüfer) und ein Jahresbericht über die Geschäftstätigkeit des vergangenen Geschäftsjahres einzureichen (beides auf Chinesisch). Die Konten des ROs dürfen nur für den Empfang von Zahlungen der Muttergesellschaft verwendet werden sowie für die Begleichung eigener Ausgaben. Zahlungen von Kunden dürfen nicht entgegengenommen werden. Ferner ist es dem RO nicht möglich, RMB-Einnahmen von Kunden in Devisen umzuwandeln und ins Ausland zu überweisen. Die Geschäftslizenz und die Lizenz für den Unternehmenscode sind jährlich zu erneuern. Davon abgesehen ist man an die vorgegebenen und erklärten Tätigkeiten gebunden (s.o.).
ROs sind steuerpflichtig. Eine Steuerbefreiung von der Einkommenssteuer kommt nur noch nach den Bestimmungen der einschlägigen DBA in Frage. Nach DBA Deutschland-China dürfte daher eine Besteuerung von ROs nicht stattfinden, da solche nicht die entsprechenden Definitionen einer Betriebsstätte erfüllen. Darüber hinaus dürfen sie eigentlich keine Gewinne machen. Nichtsdestotrotz werden in der Praxis oft Steuern erhoben, insbesondere wenn die Mutter Handels- oder Dienstleistungsgesellschaft ist.
Der chinesische Körperschaftsteuersatz liegt bei derzeit einheitlich 25 Prozent. Die Umsatzsteuer wird derzeit vereinheitlicht, in manchen Bereichen gilt parallel eine sog. Business Tax. Steuervorauszahlungen erfolgen vierteljährlich, ihre Berechnung auf jährlicher Basis. Bei ROs, die Buch führen über ihre Einkünfte und Ausgaben, wird der tatsächlich erzielte Gewinn (Actual Profit Method) angesetzt. Bei ROs, die über ihre Einkünfte und Ausgaben nicht Buch führen, wird entweder die Deemed Profit (DP) Methode basierend auf den Einkünften oder die DP Methode basierend auf den Kosten angewandt. Die Rate für DP liegt derzeit bei 15 Prozent. Es empfiehlt sich daher eine reguläre Buchführung, nicht zuletzt um auch den Anforderungen des deutschen Steuerrechts gerecht zu werden.
Die Kosten für die Gründung des RO können als steuerliche Ausgaben der Muttergesellschaft geltend gemacht werden. Kapital aus dem Ausland, das dem RO zugewandt wird, ist dagegen in vielen Fällen in China steuerbar.
Kosten
Die Errichtung eines ROs ist relativ kostengünstig. Da es sich um ein bloßes Liäsonbüro handelt, muss keine Kapitaleinlage geleistet werden. Es fallen nur geringe Registrierungsgebühren in Höhe von einigen Hundert Euro sowie die Kosten des laufenden Betriebs an, also für die Gehälter der Mitarbeiter, für Mietzahlungen etc. Dazu kommen die Kosten für eine Buchprüfungsgesellschaft für die jährlichen Audits und solche für die jährliche Erneuerung der Lizenzen.
